Analyse bestehender Abläufe
Aufträge, Anfragen, Freigaben und interne Aufgaben werden so aufgenommen, wie sie heute durch den Betrieb laufen. Dazu gehören Gespräche, vorhandene Unterlagen und das, was im Alltag tatsächlich geschieht.
Prozessberatung für kleine und mittlere Unternehmen
Abläufe verstehen, bevor sie umgebaut werden.
Noir Frame hilft Betrieben, deren Arbeit an unklaren Wegen hängen bleibt. Zuerst wird sichtbar, wie ein Ablauf heute wirklich läuft. Danach wird er so geordnet, dass die Beteiligten ihn im Alltag verwenden können.
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Tätig seit 25. Juli 2023
Viele Betriebe funktionieren, obwohl niemand den Ablauf vollständig beschreiben könnte. Genau dort beginnt die Beratung.
Leistungen
Was in der Beratung bearbeitet wird
Gegenstand sind betriebliche Arbeits- und Geschäftsprozesse. Der Umfang richtet sich nach dem Ablauf, der geklärt werden soll: von der Aufnahme bis zu einer Fassung, mit der im Unternehmen gearbeitet werden kann.
Unnötig komplizierte Stellen
Doppelte Erfassung, Umwege und Rückfragen werden konkret benannt. Ebenso Schritte, die niemand mehr begründen kann. Die Ursache liegt im Ablauf, nicht pauschal bei den Personen, die ihn ausführen.
Klarere Prozessstruktur
Aus der Aufnahme entsteht eine Reihenfolge, die zum Betrieb passt. Sichtbar wird, was zuerst geschieht, wer entscheidet und welche Information an welcher Stelle vorliegen muss.
Dokumentation und Visualisierung
Abläufe werden so festgehalten, dass eine andere Person sie nachvollziehen kann. Das kann eine knappe Beschreibung sein, eine einfache Darstellung oder eine Arbeitsunterlage für den Tagesgebrauch.
Digitale Werkzeuge
Bevor ein Programm eingeführt wird, ist klar, welcher Arbeitsschritt damit leichter werden soll. Die Einführung wird begleitet, damit das Werkzeug den Ablauf trägt und ihn nicht nur an eine andere Stelle verschiebt.
Zuständigkeiten
Übergaben, Freigaben und das Nachfassen werden Personen oder Rollen zugeordnet. Gerade zwischen Mitarbeitenden oder Abteilungen wird festgehalten, wer welche Information in welcher Form weitergibt.
Begleitung der Veränderung
Ein neuer Ablauf trägt, wenn die Beteiligten ihn im Alltag verwenden können. Die Beratung bleibt in dieser Phase erreichbar und passt nach, wo die Praxis vom Entwurf abweicht.
Beratung für den Mittelstand
Die Arbeit richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Der Umfang folgt dem jeweiligen Ablauf. Es gibt kein festes Programm, das jeder Betrieb durchlaufen müsste.
Vorgehen
Von der Aufnahme bis zur Fassung
Die Beratung folgt dem Ablauf des Betriebs. Die fünf Stationen beschreiben die übliche Reihenfolge. Je nach Ausgangslage fällt ein Schritt kürzer aus oder wird wiederholt, wenn der Entwurf in der Praxis nicht trägt.
- 01
Analyse
Ausgangslage, Beteiligte und der heutige Ablauf werden aufgenommen. Dazu gehört, was bereits aufgeschrieben ist, und das, was nur mündlich weitergegeben wird.
- 02
Schwachstellen
Stellen, an denen Arbeit liegen bleibt, doppelt erledigt wird oder von einzelnen Personen abhängt, werden einzeln benannt.
- 03
Soll-Ablauf
Ein vereinfachter Ablauf wird entworfen: Reihenfolge, Zuständigkeiten und die Angaben, die an jeder Stelle nötig sind.
- 04
Umsetzung
Der neue Ablauf wird mit den Beteiligten in den Betrieb gebracht. Ist ein digitales Werkzeug vorgesehen, gehört die Einführung in diesen Schritt.
- 05
Dokumentation
Der abgestimmte Ablauf wird so festgehalten, dass er nach dem Gespräch noch verwendbar ist.
Beispielhafte Situationen
Woran die Beratung ansetzen kann
Die folgenden Situationen sind beispielhaft beschrieben. Es sind keine Kundenberichte, keine Auftraggeber und keine belegten Ergebnisse.
Beispiel 01
Unübersichtlicher Auftragsprozess
Anfragen kommen per Telefon, per E-Mail und über Mitarbeitende herein. Niemand sieht auf einen Blick, welche Aufträge offen sind und wer den nächsten Schritt hat. In einem solchen Fall wird der Weg von der Anfrage bis zur Übergabe nachgezeichnet und auf die Schritte reduziert, die für eine verlässliche Bearbeitung nötig sind.
Beispiel 02
Wiederkehrende manuelle Verwaltung
Dieselben Angaben werden in Listen, E-Mails und Ordnern erneut erfasst. Zuerst wird geprüft, welche Erfassung entfallen kann und welche Information an einer Stelle geführt werden sollte. Erst danach ist sinnvoll zu entscheiden, ob ein Programm diesen Schritt übernehmen soll.
Beispiel 03
Fehlende Beschreibung interner Abläufe
Die Arbeit steckt in der Erfahrung einzelner Personen. Fällt jemand aus, stockt der Betrieb an genau dieser Stelle. Entstehen kann eine knappe Beschreibung, die eine Vertretung nutzen kann. Sie ersetzt nicht das gesamte Erfahrungswissen, macht den nächsten Schritt aber auffindbar.
Beispiel 04
Einführung eines digitalen Werkzeugs
Ein Betrieb möchte eine Software einsetzen, der bisherige Ablauf ist dafür noch nicht geklärt. Zuerst wird festgelegt, welcher Arbeitsschritt das Werkzeug abbilden soll. Danach wird die Einführung begleitet, einschließlich der Frage, was mit den bisherigen Listen geschieht.
Beispiel 05
Übergaben zwischen Personen oder Abteilungen
An der Grenze zwischen Vertrieb und Ausführung oder zwischen Büro und Betrieb gehen Informationen verloren. Die Übergabe wird ausdrücklich gemacht: was übergeben wird, in welcher Form, und wer nachfasst, wenn etwas fehlt.
Über Noir Frame
Mirko Kämpfer
Freiberuflicher Prozessberater
Noir Frame ist die Prozessberatung von Mirko Kämpfer. Die freiberufliche Tätigkeit besteht seit dem 25. Juli 2023. Beratungsgegenstand sind betriebliche Arbeitsabläufe in kleinen und mittelständischen Unternehmen: ihre Analyse, ihre Ordnung und ihre Vereinfachung.
Sandberg 2A
29553 Bienenbüttel
Deutschland
Kontakt
Sprechen Sie den Ablauf an, der im Alltag hakt.
Ein Anruf oder eine E-Mail genügt. Schildern Sie kurz, welcher Ablauf unübersichtlich geworden ist. Mirko Kämpfer meldet sich dazu.
Noir Frame
Mirko Kämpfer
Sandberg 2A, 29553 Bienenbüttel